Регистрация, настройка и обзор онлайн-сервиса для складского учета Controlata

Controlata — онлайн-сервис для ведения складского учета. Он помогает отслеживать остатки производственного сырья на складе, напоминает о необходимости сделать закупку, подсчитывает себестоимость готового продукта, а также обладает другими полезными функциями. В этой статье мы объясним как пройти регистрацию в онлайн-сервисе, подробно разберем его возможности и расскажем как начать его использование.

Регистрируемся в программе для товарного учета Controlata

Чтобы воспользоваться сервисом складского учета Controlata необходимо пройти регистрацию.

Этапы регистрации в программе Controlata:

1. Нажмите кнопку “Регистрация” и выберите пользовательский тариф. В первые две недели производитель может воспользоваться платным тарифом и оценить полный функционал товароучетной программы без внесения оплаты.

2. Заполните форму регистрации. Если у вас нет сайта или названия компании, строки можно пропустить.

После регистрации вы окажетесь в личном кабинете, где сможете настроить складской учет и ознакомиться с функциями онлайн-сервиса.

Настраиваем учет материалов и товаров в сервисе Controlata

Учет производственного сырья в программе Controlata настраивают в разделе “Материалы”. Перейдите в раздел, нажмите кнопку “Добавить”, заполните данные о материале и нажмите кнопку “Сохранить”. Проделайте этот алгоритм для добавления всех материалов, используемых в производстве продуктов.

После формирования каталога материалов перейдите в раздел “Продукты”. Из ранее добавленных в программу материалов сформируйте товары. Нажмите кнопку “Добавить” и заполните данные о продукте и его составе. Добавляя по одному продукту занесите в программу весь ассортимент товара.

После добавления производственных материалов и формирования каталога готовых продуктов производитель может заводить производство, отражать в системе поставк и заказы. Далее рассмотрим основные возможности сервиса.

Обзор возможностей сервиса для складского учета производства Controlata

Программа товарно-складского учета Controlata обладает интуитивно понятным интерфейсом. Благодаря этому пользователю не придется изучать инструкции, чтобы приступить к эксплуатации программы.

Возможности онлайн-сервиса Controlata, которые упростят складской учет на производстве:

Контроль остатков производственных материалов и готового продукта.

В разделах “Материалы” указаны остатки производственного сырья, а в разделе “Продукты” — остатки готового для продажи продукта.

При минимальном остатке производственного материала и готового продукта (его пользователь указывает при формировании каталога материалов и продукции) программа напомнит о необходимости закупить сырье и изготовить товар.

На изображении ниже показано как онлайн-сервис напоминает производителю о необходимости закупить стеклянные баночки для изготовления аромасвечей.

Создание поставки материалов для производства товара.

Чтобы принять поставку, перейдите в раздел “Поставки”, нажмите кнопку “Добавить”, заполните данные о поставщике и материалах. Во время приема поставки пользователь отмечает количество принятого сырья.

После принятия поставки остатки материалов изменится в разделе “Материалы” — наличие материала для изготовления товара увеличивается.

Формирование технологических карт продукта.

Они помогают программе определить сколько товара можно создать исходя из остатков склада, а производителю не нарушить технологию его изготовления. В карте каждого отдельного товара указывается вид и количество материала, необходимого для производства продукта.

На фото ниже пример технологической карты товара. В ней указаны ингредиенты для производства одной ароматической свечи.

Планирование производства

Чтобы запланировать новое производство, перейдите в раздел «Производство» и нажмите «Добавить».  После этого укажите какие продукты вы планируете произвести. Нажмите на ползунок внизу «Показать прогноз остатков материалов», чтобы сразу проверить, хватает ли вам материалов для производства указанного количества продуктов.

Отслеживание статуса производства.

Существеют три статуса производства — «План», «В процессе» и «Сделано». При переходе производства из статуса «План» в статус «В процесс», использованные в производстве материалы будут списаны со склада. При переходе производства в статус «Сделано», изготовленные продукты будут добавлены на склад.

Прием заказов от покупателей.

Чтобы принять заказ, перейдите в раздел “Заказы”, нажмите кнопку “Добавить”, заполните данные о клиенте и заказе.

Если заказ оформлен с отгрузкой “Со склада” готовый товар спишется из раздела “Продукты”.

Если пользователь программы при создании заказа укажет отгрузку “Отдельное производство”, под этот заказ будет создана отдельная партия производства со статусом “План” в разделе “Производство”. Как только сотрудник склада поменяет статус партии производства на “В процессе” из раздела “Материалы” спишется сырье на производство этого заказа. Как только статус производства перейден на «Сделано», в раздел «Продукты добавятся произведенные продукты.

Перемещение материалов и готовых продуктов между складами.

Если вы создали несколько складов (например, склад для ароматизаторов, для упаковки и так далее) и вам необходимо из одного склада переместить товар на другой — отметьте это в программе. Так вы будете знать где находится материал и не потеряете его.

В онлайн-сервисе Controlata можно отслеживать не только перемещение материалов между складами, но и историю действий (прием поставки, добавление нового товара и так далее). Для этого перейдите в раздел “История”.

Списание производственных материалов и продуктов.

Материалы, которые указаны в технологических картах продуктов, будут автоматически списываться по мере произодства новых продуктов. При необходимости со склада можно дополнительно списать производственное сырье или готовый продукт. На фото ниже бланк нового списания.

Пример. В производстве вы используете рабочие перчатки. Эти перчатки не входит в технологическую карту ни одного продукта, но со временем перчатки изнашиваются и их нужно списывать. Для этого удобно использовать раздел «Списания».

В случае списания готового продукта программа скорректирует остатки в разделе “Продукты”, а в случае списания производственного материала, будут скорректированы остатки в разделе «Материалы».

Формирование отчетов: производственных и о продажах.

С помощью программы Controlata пользователь может отслеживать показатели продаж, среднего чека, оборачиваемость материала и многое другое. Отчеты представлены в виде диаграмм и могут быть сформированы как за неделю, так и за месяц.

Проведение инвентаризации.

Программа покажет наличие производственного сырья или готового продукта (в зависимости от того, что выберет пользователь). Производителю останется пересчитать остатки и указать их фактическое наличие.

После проведения инвентаризации онлайн-сервис Controlata просчитает недостачи и излишки по себестоимости и покажет итог.

Интеграция с внешними системами.

С помощью API можно наладить систему поступления заказов. Если клиент купит товар через интернет-магазин, заказ поступит не только в систему магазина, но и в Controlata. Подробнее об интеграциях написано в нашей базе знаний.

Если в процессе использования онлайн-сервиса у вас возникли вопросы, вы можете задать их напрямую разработчику. Для этого откройте чат в правом нижнем углу экрана и выберите удобный способ связи.

На онлайн-сервис для ведения складского учета Controlata есть подробный видеообзор. Чтобы его посмотреть, проходите по ссылке: https://www.youtube.com/watch?v=uPbTvhXCmQA&feature=youtu.be.