Проводим инвентаризацию склада используя онлайн-сервис Controlata: пошаговая инструкция

Инвентаризация — пересчет товаров или производственных материалов, которые хранятся на складе.

Инвентаризация помогает бизнесу определить:

— Качество товара и производственных материалов. Есть вероятность, что у некоторых материалов или товаров вышел срок годности. И если производитель решит изготовить товар или сделать продажу — сделать это быстро не получится. В итоге бизнес станет впопыхах докупать производственное сырье и изготавливать заказ.

— Фактический остаток готовых продуктов и сырья для изготовления товаров. Даже если производитель отслеживает остатки склада с помощью специального программного обеспечения, не каждая товарная единица будет в ней учитываться.

Например, на складе разбились баночки для изготовления свечей, а сотрудники забыли их списать. В этом случае производитель может остаться без производственного сырья в период активных продаж (разбитые баночки остались в системе товароучетной программы, а по факту их нет).

Но перед проведением инвентаризации важно правильно подготовиться.

Подготовительные работы перед проведением инвентаризации

Если к инвентаризации не подготовиться заранее, есть риск получить недействительные данные после пересчета товара / производственного материала.

Чтобы после инвентаризации получить корректные данные о наличии продукта / сырья перед ее началом необходимо:

1. Навести порядок на складе. Если для каждого товара / материала на складе будет выделено определенное место, сотрудникам не придется искать пересчитываемую позицию по всему помещению. Это исключает вероятность недосчета в процессе инвентаризации.

Например, во время инвентаризации пересчитывают баночки для заливки аромасвечей. Одна коробка с баночками лежала в разделе ароматизаторов. Сотрудники ее не заметили и во время пересчета не учли. Но если бы у каждого производственного материала / товара было определенное место хранения, то коробочка с баночками бы не затерялась и в процессе инвентаризации склада ее бы учли.

2. Установить период проведения (допустим, с 23:00 до 03:00) и ответственных лиц. Иначе инвентаризация затянется, так как помимо нее сотрудники будут выполнять свои прямые обязанности и не станут отвлекаться на пересчет позиций.

3. Приостановить продажи и приемку производственного сырья / продуктов. Если сотрудники продолжат принимать поставку и продавать товар покупателям — будет недостача. Поэтому предприятия чаще всего проводят инвентаризацию ночью, когда поставка уже принята и покупателей значительно меньше, чем днем.

Чтобы удобно провести инвентаризацию на складе, воспользуйтесь онлайн-сервисом для ведения складского учета Controlata. Для этого перейдите на официальный сайт (https://controlata.ru/) и пройдите простую регистрацию.

Этапы проведения инвентаризации в программе Controlata

Для открытия инвентаризации в товароучетной программе Controlata перейдите в раздел “Инвентаризации” и нажмите кнопку “Создать”.

Инвентаризация в сервисе Controlata происходит в следующей последовательности:

1. Выбираем предмет инвентаризации: готовые продукты или материалы. Для этого отметьте что именно необходимо пересчитать и на каком складе. Допустим, материалы для изготовления товаров на складе “Производственное сырье”.

По желанию можно провести полный пересчет склада, либо выбрать определенную категорию товара / материала.

2. Подсчитываем фактические остатки на складе. Для этого пересчитайте количество товара / материала и заполните пункт “Фактический остаток”. После завершения подсчетов нажмите кнопку “Сохранить”.

Рекомендуем заполнять в разделе “Заметки” причину расхождения. Например, товар разбился или производственное сырье просрочено. Так вы не забудите причину, по которой товар / материал был списан.

Если склад производства большой — распечатайте пустой бланк инвентаризации. Для этого нажмите на три точки в правом верхнем углу экрана и выберите необходимое действие.

 

Так вы сможете перемещаться по складу и пересчитывать товары / материалы без необходимости постоянного возвращения к компьютеру. Заполняйте бланк от руки, а после проведения инвентаризации перенесите данные с бумаги в товароучетную программу.

3. Получаем информацию о недостачах и излишках (в процессе подсчета товаров / материалов онлайн-сервис Controlata сформирует отчет автоматически).

Чтобы производителю не терпеть финансовые убытки по вине сотрудников склада — необходимо подписать с персоналом договор о материальной ответственности. Тогда крупные недостачи можно будет компенсировать из зарплат работников.

В каких случаях необходима инвентаризация?

Периодичность проведения инвентаризаций зависит от руководителя склада и проводится на его усмотрение. Но на основании ФЗ № 402 “О бухгалтерском учете” есть случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке.

Инвентаризация (ФЗ № 402 “О бухгалтерском учете”) необходима при:

— Составлении годовой бухгалтерской отчетности.

— Смене материально ответственных лиц. Все недостачи должны быть зафиксированы до того, как новый сотрудник вступит в должность управляющего склада. В противном случае ему придется отвечать за убытки, нанесенные до его появления.

— Установлении факта кражи (доказано видеонаблюдением) или случились непредвиденные обстоятельства (пожар, потоп и подобные). В этом случае инвентаризация необходима для определения размера убытков. Информация поможет составить заявление в правоохранительные органы или страховую компанию.

Чтобы сотрудники не забывали о проведении инвентаризации, составьте график пересчета (товаров / материалов / оборудования) на год вперед. Внесите в него дату проведения, объект инвентаризации и ответственных лиц. Например, 01.09.2023 готовый товар (свечи с ароматом корицы, клубники, печенья) пересчитывают Котов Н.В и Березина О.Л.

При составлении графика инвентаризации придерживайтесь следующих принципов:

— Чем дороже продукт, тем чаще его пересчитывают. Например, инвентаризация готового товара и дорогого производственного сырья проводится раз в месяц.

— Малоценное производственное сырье пересчитывают раз в квартал. Например, это могут быть фитили для изготовления аромасвечей.

— Производственное оборудование подсчитывается раз в год.

Составляя график инвентаризаций учитывайте загруженность персонала. Допустим, в декабре люди покупают подарки на Новый Год. В этом месяце растут продажи, а значит, сотрудники производят больше товара. Соответственно, у них не будет времени на пересчет товара.

Если при проведении инвентаризации у вас появились вопросы по эксплуатации товароучетной программы Controlata, обратитесь к разработчику. Для этого откройте чат в правом нижнем углу экрана и выберите удобный способ связи.

Чат с разработчиком Controlata