Что такое управление запасами

Управление запасами – это сложный и важный процесс, направленный на поддержание оптимального уровня запасов и минимизацию затрат. Ваша прибыль непосредственно зависит от того, насколько эффективно вы справляетесь с этой задачей. Но что именно подразумевается под управлением запасами? Некоторые ошибочно считают, что это всего лишь складской учет. Но на самом деле управление запасами включает в себя значительно больше.

Управление запасами или складской учет?

Складской учет, конечно, является важной составляющей управления запасами. Он позволяет оптимизировать процесс закупок и хранения, обеспечить достаточное количество материалов и проводить анализ себестоимости. Но управление запасами включает и другие действия, не связанные прямо со складским учетом.

Для производственных предприятий управление запасами охватывает несколько компонентов. Во-первых, это определение и поддержание достаточного уровня сырья для обеспечения бесперебойного производства и выполнения заказов. Во-вторых, это определение потребности в готовой продукции на складе и разработка производственного плана. И, в-третьих, это расчет себестоимости произведенной продукции и анализ ее составляющих.

Управление запасами – крайне важная задача для любого производственного предприятия. Именно поэтому мы подготовили этот электронный гайд, который представляет собой подробный обзор всего, что вам нужно знать об управлении запасами – от начала до конца.

Что такое запасы?

Итак, что такое запасы? Запасы можно определить как предметы или вещи, которые хранятся для последующего использования или продажи. Все, что вы можете найти на складе вашей компании, можно отнести к запасам. Некоторые также используют термины «материально-производственные запасы» или «товарно-материальные ценности», но мы будем использовать более короткое определение – «запасы».

Запасы можно разделить на несколько категорий:

Определение целей при управлении запасами имеет решающее значение для конечного результата. Поставьте перед собой конкретные задачи, чтобы повысить скорость производства и сборки заказов, эффективно использовать складское пространство, оптимизировать логистику и снизить затраты на доставку, а также сократить время производства.

Осознайте, какие цели наиболее приоритетны для вашего бизнеса, и сосредоточьтесь на их достижении. Управление запасами – это ключевой элемент успешного производства. С нашим электронным гайдом вы ознакомитесь со всеми аспектами этого процесса и сможете эффективно управлять запасами – от А до Я.

Подходы к управлению запасами

Актуальность управления запасами в современном мире не вызывает сомнений. Мы познакомимся с несколькими популярными и эффективными подходами к управлению запасами, которые помогут оптимизировать бизнес-процессы и достичь успеха в данной сфере.

Оптимальное решение в управлении запасами заключается в том, чтобы комбинировать и дополнять различные подходы в зависимости от потребностей и особенностей вашего бизнеса.

Периодическая и непрерывная модели учета

Раньше существовали две основных модели учета запасов: периодическая и непрерывная. Сегодня из них осталась только одна, далее расскажем почему.

Периодическая модель учета.

Периодическая модель предполагает проведение инвентаризаций с определенной периодичностью (неделю, месяц и т.д.). Все операции с запасами, такие как поставки, заказы, перемещения, не учитываются между инвентаризациями. К сожалению, актуальная информация о состоянии запасов становится доступной только на короткий промежуток времени после инвентаризации.

Непрерывная модель учета.

Непрерывный учет — более точный, но и более трудоемкий подход. В этом случае данные о запасах обновляются при каждом движении материалов. Каждая поставка, заказ или перемещение вносится в систему учета, обеспечивая актуальную информацию о доступных остатках. Инвентаризации все равно проводятся периодически, но они уже не являются единственным источником данных.

В прошлом непрерывный учет запасов был редкостью, особенно без поддержки специализированного программного обеспечения. С появлением компьютерных программ и облачных технологий управление запасами стало более доступным и эффективным. В настоящее время подавляющее большинство компаний использует непрерывную систему учета запасов, что обеспечивает осведомленность о состоянии складов в любое время суток.

Технологические карты

Технологическая карта — это документ, который описывает процесс производства товаров, используемые материалы и ресурсы.

Обычно технологическая карта содержит следующие компоненты:

В контексте управления запасами, наиболее важным аспектом технологической карты является перечень материалов, поскольку он позволяет определить потребности в них. Используемые ресурсы также важны для расчета полной себестоимости продукта.

Точно в срок

Другой интересный подход к управлению запасами — это стратегия «Точно в срок» (Just-in-time / JIT), которая предлагает минимизировать запасы до необходимого минимума, чтобы избежать излишних расходов и упростить процессы управления. Основные принципы JIT включают точное прогнозирование, минимизацию запасов, гибкость производства и сотрудничество с поставщиками. Применение этой стратегии позволяет снизить затраты на хранение, оптимизировать ресурсы и улучшить оборачиваемость запасов.

Однако важно отметить, что JIT также имеет некоторые риски и ограничения, такие как уязвимость к изменениям в спросе и возможные проблемы с поставками. Поэтому, перед принятием решения о применении данной стратегии, необходимо тщательно проанализировать свои возможности и риски.

ABC анализ

ABC-анализ — это широко распространенный метод классификации товарных запасов на те, которые пользуются лучшим спросом, и те, которые продаются хуже. Эта модель предполагает, что основную часть продаж составляют небольшое количество товаров. ABC-анализ выделяет три категории товаров:

Иногда это распределение также называют принципом Парето. Хотя конкретные проценты могут различаться, разделение товаров на такие группы помогает сосредоточиться на самых прибыльных и важных товарах. Товары из группы А требуют более тщательного и активного управления, так как их дефицит или задержка в поставках может серьезно повлиять на бизнес. Товары из группы С, наоборот, могут храниться месяцами, поэтому возможно стоит рассмотреть возможность избавиться от них, так как они занимают полезное место, которое можно использовать для более прибыльных товаров.

Минимальные остатки

Минимальный остаток — это наименьший уровень запасов товаров или материалов, который организация готова допустить перед тем, как принимать меры по их пополнению. Минимальные остатки служат предупреждением о необходимости заказывать новую поставку товаров или произвести их самостоятельно, чтобы избежать дефицита.

Из графика ниже видно, что остатки товаров могут опускаться ниже минимального уровня из-за времени доставки товаров после размещения заказа. При определении минимального остатка необходимо учитывать это время.

Для расчета минимального остатка можно использовать формулу:

Минимальный остаток = Среднедневной расход x Среднее время доставки + Безопасный уровень

Здесь безопасный уровень — это запас, ниже которого не желательно опускаться.

Рассчитывать и устанавливать минимальные остатки для всех материалов важно для своевременного размещения заказов и предотвращения задержек и сбоев в производственном графике.

Кроме минимальных остатков, также важно знать максимальные остатки. Максимальные остатки — это максимальный уровень запасов товаров или материалов, который организация готова поддерживать на складе.

Зная максимальный уровень остатков, можно определить объем заказа при достижении минимального уровня:

Объем заказа = Максимальный уровень - Минимальный уровень

При определении минимальных и максимальных остатков необходимо учитывать такие факторы, как:

Осознание и учет этих факторов позволит организации более эффективно планировать свои запасы и избегать ненужных издержек. Грамотно рассчитанные минимальные и максимальные остатки помогут поддерживать устойчивость и гибкость в процессе управления запасами. Они также обеспечат более эффективное использование ресурсов организации и улучшат качество и аккуратность процессов производства и поставки товаров.

Лучшие практики

Существует множество методов, которые можно использовать, помимо перечисленных выше, чтобы получить максимальную отдачу от вашего бизнеса. Вот несколько из них, наиболее эффективные и инновационные.

Используйте SKU

SKU (Stock Keeping Unit) или артикул — это уникальные идентификационные номера для каждого товара. Использование SKU позволяет вашей системе более точно обрабатывать заказы и лучше интегрироваться с различными каналами электронной коммерции. Уточненная система SKU улучшит эффективность вашего бизнеса и облегчит учет товаров.

Предвосхищайте перемены

Важно замечать изменения в покупательской активности и тенденции рынка. Это поможет вам приспособиться к колебаниям спроса, не перегружая ваши мощности. Быть внимательным к изменениям поможет обеспечить ваши ресурсы работоспособными и готовыми отвечать на растущие требования рынка.

Будьте надежным партнером

Своевременная оплата счетов и развитие хороших отношений с поставщиками поможет вам установить надежное партнерство с ними. Если вам когда-либо понадобится помощь, вы сможете рассчитывать на них. Крепкие партнерские отношения создают основу для успешного бизнеса и долгосрочное существование на рынке.

Используйте облачные технологии

Использование облачных технологий складского учета позволяет вам работать из разных мест и всегда быть в курсе текущей ситуации. Эта инновационная технология дает вам возможность эффективно управлять своим бизнесом, предоставляя доступ к актуальным данным и ресурсам.

Слушайте своих покупателей

Изучайте отзывы покупателей о вашем товаре или услуге. Узнайте, каким образом они получают свои заказы — вовремя или даже раньше срока. Оцените их удовлетворенность вашей продукцией. Информация, полученная из обратной связи покупателей, поможет вам улучшить вашу продукцию и оптимизировать протоколы.

Программы для управления запасами

В современном мире, благодаря более доступному оборудованию и многочисленным каналам сбыта, все больше и больше предприятий решаются на производство собственных товаров. И, конечно, каждому производителю необходимо управление запасами, которое бы сделало его работу более эффективной. Особенно важно контролировать наличие сырья. Удобное и оперативное управление запасами позволит сосредоточиться на развитии бизнеса.

Какие возможности есть у производителя при выборе программы для управления запасами?

Прощаемся с Excel

Многие малые предприятия начинают с использования электронных таблиц Excel для управления запасами. Однако их функциональность ограничена. Владельцам компаний приходится постоянно обновлять целую сеть электронных таблиц, чтобы отслеживать закупки, рецепты, сырье, готовую продукцию и продажи одновременно. В результате возникает разочарование и неспособность масштабировать этот подход.

Программы для управления запасами

Эти программы более надежны, чем электронные таблицы, и оснащены функциями, специально разработанными для управления запасами, так что вам не придется самостоятельно заниматься формулами. Однако поиск подходящей программы — отдельное задание.

Возможные сложности

Все организации уникальны. Важно найти программу, которая подходит под вашу специфику бизнес-процессов.

Скорость работы. Поддержание актуальных данных остатков не должно занимать слишком много времени.

Удобство использования. Обучение сотрудников работе с новой программой может быть задачей.

Безопасность. Важно, чтобы данные хранились надежно, и никакая информация не терялась.

Какие функции вам действительно нужны

Без сомнений, специализированная программа для управления запасами — лучшее решение для производственных компаний. Но какие функции вам действительно необходимы?

Вот некоторые функции, на которые следует обратить внимание в качественном программном обеспечении для управления запасами:

Controlata — идеальное решение

Controlata — облачная программа для управления запасами и складского учета на производстве. Она включает все необходимые функции и легко внедряется и осваивается.

Вот некоторые из преимуществ Controlata:

Обновление остатков в реальном времени

Одна из главных проблем, с которыми сталкиваются предприятия при выполнении заказов на продажу и планировании производства, — это необходимость постоянно проверять запасы, будь то поход на склад или просмотр электронных таблиц. Controlata поддерживает актуальные данные о запасах, меняющихся каждый раз при создании новых продуктов.

Простой и понятный интерфейс

Вы быстро разберетесь в системе, так как она создана интуитивно понятной. Controlata специально разработана для производственных предприятий, поэтому в ней нет лишних функций, которые усложняют использование. Если у вас возникнут вопросы, вы можете обратиться за помощью в онлайн-чате или воспользоваться базой знаний.

Установка минимальных остатков

Controlata позволяет указывать минимальные остатки для каждого товара, чтобы вы всегда знали, когда необходимо сделать следующую закупку.

Создание технологических карт

Создание технологической карты продукта в Controlata — это простой процесс. Просто укажите, какие материалы входят в состав продукта, и они будут списываться со склада при каждом производстве нового продукта. Вы также можете указать работы в технологической карте, включая труд ваших сотрудников или контрактное производство. Стоимость этих работ будет учтена в себестоимости продукции.

Управление производством

Создавайте план производства и следите за его выполнением с помощью Controlata. Система поможет вам определить, хватает ли материалов для производства очередной партии, и стоит ли делать заказы у поставщиков.

И многое другое

Controlata имеет множество полезных функций, таких как расчет себестоимости, инвентаризации, управление складами, списания, отчеты, добавление пользователей и многое другое.