ТОП-3 программы для ведения складского учета на производстве: плюсы и минусы

Плюсы автоматизированного товарного учета

Товарный учет помогает поддерживать порядок на складе, отслеживать наличие производственного материала и готового товара. И чаще всего производитель автоматизирует его ведение в предназначенных для этого сервисах.

Причины, по которым бизнес предпочитает автоматизированный товарный учет:

1. Снижается риск утери данных. Допустим, товарный учет ведется в тетради. Но ее можно легко потерять или случайно залить водой. Тогда информация по остаткам, заказам и тому подобное пропадет. Чтобы этого избежать, зарегистрируйтесь в товароучетной программе и безопасно храните данные в ней.

2. Прозрачность выполнения складских операций. Товароучетная программа отразит когда, кто и какие действия выполняет на складе. Для каждого сотрудника склада регистрируется собственная учетная запись. В начале рабочего дня он авторизуется в сервисе и отмечает в нем операции, которые выполнил. И если на складе произойдет ошибка, получится отследить действия сотрудника и скорректировать их.

3. Ускоренное выполнение задач. Например, подсчитать себестоимость продукции можно вручную. Для этого производителю придется самостоятельно определить стоимость каждого отдельного ингредиента, который входит в состав продукта, а потом сложить их в одну сумму.

Но если производитель укажет в программе для товарного учета материалы, из которых производит продукт, их закупочную стоимость, количество на единицу товара, то сервис сам рассчитает себестоимость продукта.

4. Быстрый доступ к актуальной информации по остаткам. Даже если вы находитесь не на складе, вы сможете зайти в учетную запись программы, проверить наличие материала для изготовления товара и принять у клиента заказ. Без товароучетного сервиса производителю бы пришлось ехать на производство, чтобы проверить объем складских запасов.

5. Автоматическая генерация отчетов по продажам компании / статистик. В течение месяца (или другого установленного производителем периода) сервис учитывает количество продаж, затрат производственного материала и многое другое. И в конце отчетного периода предоставит информацию по среднему чеку, чистой прибыли и так далее.

6. Быстрый поиск готового продукта и производственного материала на складе. В программах для учета есть возможность разделить готовый товар и производственное сырье по разным складам.

Например, на свечном производстве может быть несколько складов для материалов — для отдушек, для воска, для банок. А фитили станут хранить на складе для отдушек. В товароучетной программе сотрудник сразу увидит где хранится фитиль и ему не придется тратить время на его поиски.

Если вы решили перейти на автоматизированный товарный учет, определите какую программу будите для этого использовать.

Сервисы для ведения складского учета на производстве

Чтобы выбрать сервис для ведения складского учета ознакомьтесь с их плюсами и минусами.

Программы для ведения учета товаров:

1С:Бухгалтерия

1С:Бухгалтерия — это самая известная программа для бухгалтерского и налогового учет. Ее также можно использовать и для складского учета. Есть разные версии системы 1С: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управления торговлей, 1С:Управление предприятием и т.д. Подобрать правильную версию под ваши нужды поможет только специалист. Интерфейс программы 1С представлен ниже.

Плюсы:

1. Бесплатное использование в течение 30 дней. Благодаря этому производитель определит насколько программа удобна, полезна и стоит ли приобретать платную версию.

2. Наличие персонального менеджера. Если при использовании программы возникнут трудности, специалист поможет их решить.

3. Работает без подключения к интернету. Даже если склад находится на цокольном этаже, персонал всё равно сможет воспользоваться программным обеспечением.

4. Несколько вариантов комплектации программы. Бизнес станет платить только за те функции, которые применяет в работе. Ему не придется тратить деньги за то, что использоваться не будет.

На фото ниже тарифы программы “1C:Бухгалтерия” за одно рабочее место. Но учтите, скорее всего вам придется оплачивать дополнительные рабочие места, а также услуги интегратора для первоначальной настройки программы.

Минусы:

1. Интуитивно непонятная. Чтобы работать в сервисе производителю необходимо пройти обучение. Разобраться в последовательности действий для достижения необходимого результата (создание заказа на поставку материалов, списать товар и так далее) самостоятельно вряд ли получится.

2. Дорогая стоимость подключения к программе персонала. Чтобы создать для сотрудников дополнительные учетные записи, придется заплатить оплатить дополнительные лицензии в зависимости от необходимого количества профилей. Использовать программу одновременно с разных устройств не получится.

Excel / google sheets

На начальном этапе производства можно вести складской учет в самом обычном экселе. Этого может быть достаточно на первых порах, и это лучше, чем не вести складской учет вообще.

Плюсы:

1. Удобно работать даже с мобильного телефона. Приложение адаптировано к мобильным устройствам, а значит, вносить корректировки возможно даже без доступа к компьютеру или находясь далеко от склада.

2. Быстрый доступ с любого устройства. Пользователь может сохранить ссылку на документ, в котором ведет учет. После этого он станет открывать страницу на любом компьютере, телефоне или планшете. С помощью ссылки можно быстро предоставить доступ к файлу со складским учетом новому сотруднику.

3. Бесплатно. Пользователям не нужно оплачивать использование таблиц.

Минусы:

1. Отсутствие службы поддержки. Если при создании таблиц, формул или других действий у вас возникнут сложности, разбираться в проблеме придется самостоятельно.

2. Не получится отслеживать действия сотрудников. Если в других программах есть возможность предоставить каждому работнику личную учетную запись, то в Excel / google sheets нет. Соответственно, кто внес в систему изменения, допустил ошибку и тому подобное — узнать наверняка не получится.

3. Все таблицы придется создавать “с нуля”. Чтобы подсчитать себестоимость товара, сумму закупок и так далее, придется самостоятельно создать таблицы и формулы подсчета.

4. Нет интеграций с интернет-магазинами. Производитель не сможет получать информацию по заказам сразу в систему товарного учета. Для этого ему придется систематически заходить в личный кабинет продавца.

Controlata

Controlata — это онлайн сервис, который предназначен специально для ведения складского учета на производстве.

Плюсы:

1. Интуитивно понятный интерфейс. Любой производитель может зарегистрироваться в онлайн-сервисе и сразу приступить к работе. Если в процессе работы возникнут вопросы, задать их можно напрямую разработчику в чате. На часто задаваемые вопросы есть ответы в Базе знаний

2. Помимо складского учета обладает другими полезными функциями. Например, составление технологических карт товара, учет себестоимости, инвентаризации и другие.

3. Доступная по цене. Стоимость платного тарифа в месяц — 1000 рублей. Если вы оплачиваете доступ на год, стоимость одного месяца составит — 800 рублей (на момент написания статьи, в октябре 2023).

4. Наличие бесплатной версии. Если у вас небольшое производство и небольшой товарный ассортимент — вам нет необходимости приобретать платный тариф сервиса, так как он включает функции, которые необходимы крупному производителю.

5. Бесплатный пробный период платной версии. Можно бесплатно оценить весь платный функционал программы в течение 14 дней. За этот период производитель определит необходимость в платной версии или станет использовать общедоступную.

6. Интеграция с интернет-магазинами. Функция дает возможность получать заказы с торговых площадок прямо в систему товарно-складского учета и учитывать материал на производство заказов.

Отличие платной версии сервиса от бесплатного указаны на фото ниже.

Тарифы товароучетной программы Controlata

Минусы:

1. Без доступа к интернету работать не получится. Использовать онлайн-сервис можно только при подключении к сети.

2. На бесплатном тарифе нельзя добавлять сотрудников. Возможно, у вас узкий ассортимент продукции (бесплатно можно добавить до 20 товаров), но вы производите крупные объемы и работаете совместно с нанятым персоналом. В этом случае вам придется приобрести платный тариф, чтобы дать сотрудникам доступ к ведению товарного учета.

После того, как вы ознакомились с программами для автоматизированного складского учета, их плюсами и минусами, решите в какая из них подходит для вашего предприятия.

Какой сервис для ведения товарного учета выбрать?

Так как функционал у сервисов для товарно-складского учета примерно одинаковый, при выборе программы учитывайте индивидуальные особенности бизнеса. Например, у вас небольшое домашнее производство тортов. Вы хотите знать какие ингредиенты в наличии, а что предстоит докупить. Это можно сделать в любой товароучетной программе на бесплатном тарифе или таблице Excel.

Но если у вас крупное производство, широкий товарный ассортимент, штат сотрудников — понадобится профессиональный онлайн-сервис для ведения складского учета. В противном случае контролировать действия сотрудников на складе и отслеживать наличие продукции и производственного сырья вряд ли получится. Для этого подойдет онлайн-сервис Controlata.