Controlata — онлайн-сервис для ведения складского учета. Он помогает производителю собственной продукции в расчете себестоимости товара, проведении инвентаризации, списании и многом другом.
В этой статье мы расскажем как с помощью Controlata организовать склад и запустить его в работу. Мы наглядно продемонстрируем как программа Controlata напоминает бизнесу о закупке материалов и рассчитаем сколько сырья необходимо для производства товара.
Порядок организации склада
От организации склада зависит скорость производства и качество материала для изготовления товара.
Рассмотрим на примере. Компания производит ароматические свечи. Ей поступил заказ на свечу с ароматом “Лимонный пирог”. Чтобы изготовить свечу сотрудники стали искать на складе ароматизатор. Спустя три часа поиска ароматизатор нашелся. Но хранился он под прямыми лучами солнца и стал непригоден для использования.
Испорченный ароматизатор пришлось списать, компания потеряла деньги, а сотрудники время. Но если бы склад был организован правильно, производственный материал был бы исправен и сотрудникам не пришлось бы тратить время на его поиски.
Чтобы работа склада была эффективной, автоматизируйте товарный учет с помощью онлайн-сервиса Controlata и правильно организуйте место хранения материалов для изготовления товаров.
Этапы формирования склада с помощью товароучетной программы Controlata:
Создаем каталог производственного сырья.
Он необходим чтобы отслеживать наличие материала для изготовления товаров.
Для формирования каталога производственного сырья перейдите в раздел “Материалы”, нажмите кнопку “Добавить” и поочередно внесите информацию о каждом материале, необходимом для производства товара.
При заполнении данных укажите название товара, остаток, единицу измерения, минимальный остаток (при котором необходимо делать закупку), цену за единицу и укажите поставщика (список поставщиков заполняется в разделе “Настройки”).
Заказываем поставку материалов.
Размер закупки зависит от активности продаж. Если в среднем в месяц вы используете для производства товара (допустим, пирожков) 20 килограмм яблок, не заказывайте 30 килограммов. В противном случае продукт испортится, а бизнес потеряет деньги.
Чтобы принять поставку, перейдите в раздел “Поставки”, нажмите кнопку “Добавить” и поочередно внесите все прибывшие материалы.
В процессе принятия поставки аккуратно расположите сырье на складе.
При расстановке товара на складе важно учитывать:
— Ротацию (FIFO). Хранить сырье для производства товара на складе необходимо в зависимости от его срока годности. Например, ягоды, срок годности которых заканчивается 27.07.2023 необходимо использовать раньше, чем ягоды, срок годности которых 27.08.2023. Соответственно, первыми на полке холодильника будут стоять ягоды за 27.07.2023, а за ними ягоды за 27.08.2023.
— Способ размещения. От способа хранения зависит сохранность материалов. Например, хрупкие материалы хранят на нижних полках, так они не упадут и не разобьются. Сырье, которое портится в тепле складывают на верхние или нижние полки стеллажа подальше от окон. Так на них не попадут прямые лучи солнца и материал не испортится.
— Последовательность. Чтобы производителю было удобно брать материал для изготовления продукта, расставьте его в порядке использования.
Рассмотрим на примере. Чтобы создать ароматическую свечу производитель первым делом возьмет баночку, потом установит в нее фитиль, растопит воск, добавит в него ароматизатор и так далее, пока продукт не будет готов. Соответственно в начале склада должны быть баночки, потом фитили и фитиледержатели, следом воск, ароматизатор и так далее.
При размещении производственных материалов на складе не забывайте подписывать места хранения (стеллажи, полки, холодильники и так далее). Например, верхняя полка стеллажа для ароматизаторов, средняя для воска, нижняя для красителя. Тогда сотрудники будут следовать указаниям и сохранят на складе порядок.
После принятия поставки, прибывшие материалы зафиксируются в остатках раздела “Материалы”.
Формируем продукты из доступных материалов (создание технологических карт).
Благодаря технологической карте производитель зафиксирует технологию производства товара в его лучшей интерпретации. Это позволит сохранять высокий стандарт готовой продукции и обновлять остатки материалов при производстве новых продуктов.
Чтобы оформить технологические карты в онлайн-сервисе товарного учета Controlata необходимо перейти в раздел “Продукты”. Нажмите кнопку “Добавить”, заполните данные о товаре и укажите материалы из которых он производится. Пример готовой технологической карты продукта на фото ниже.
Запускаем производство.
Когда у нас есть продукты с заполненными технологическими картами, мы можем запустить их производство в системе Controlata. Для этого перейдите в раздел «Производство», нажмите «Добавить» и укажите товары, которые вы собираетесь произвести. В самом низу карточки создания производства при клике на ползунок «Показать прогноз остатков материалов» вы сможете посмотреть, хватает ли вам материалов для этой партии производства.
Принимаем заказы.
Чтобы в процессе активных продаж не забыть даже про самые маленькие заказы, необходимо вести их учет, а также отслеживать статус изготовления.
Чтобы принять заказ в онлайн-сервисе товарного учета Controlata, перейдите в раздел “Заказы”, нажмите “Добавить” и заполните данные о заказчике и товаре. Пример оформленного бланка заказа на фото ниже.
Если заказ принят с отгрузкой “Отдельное производство”, товар перейдет в раздел “Производство”. В нем сотрудники склада станут отмечать статус изготовления товара. Если заказ оформлен с отгрузкой “Со склада”, товар спишется из раздела продукты.
Онлайн-сервис учета товаров Controlata можно интегрировать с интернет-магазинами. После этого заказы, сделанные через интернет-магазины станут поступать напрямую в систему складского учета. Это позволит производителю быстро направить заказ в работу и не нарушить сроки изготовления. Более подробно возможности интеграции описаны в нашей базе знаний.
Отслеживаем остатки материалов на складе и делаем новую закупку
Благодаря контролю остатков склада производитель станет вовремя пополнять запасы сырья и не останется без материалов в периоды активных продаж.
Чтобы отслеживать наличие производственного сырья в онлайн-сервис складского учета Controlata необходимо установить для каждого продукта минимальный остаток. Устанавливают показатель в карточке каждого материала или готового товара (Раздел “Материалы”/”Продукты”, кнопки “Добавить”, “Минимальный остаток”, и “Сохранить”).
Когда производственное сырье достигает минимального остатка, Controlata напомнит производителю о закупке. На фото ниже показано как Controlata показывает материалы, которые необходимо закупить.
После того, как онлайн-сервис Controlata сообщил о минимальных остатках, важно закупить материал. Перед покупкой желательно рассчитать оборачиваемость материала. Благодаря этому производитель определит за какой период в среднем материал будет израсходован (для материалов с быстро протекающем сроком годности, например, яблоки для пирожков). В противном случае бизнес потеряет деньги.
Рассчитать оборачиваемость производственного сырья можно по формуле:
О = ТО / СрТЗ
О — оборачиваемость материала;
ТО – товарооборот, то есть общая стоимость материала, использанного в производстве за период;
СрТЗ — средний товарный запас за период, упрощенно можно посчитать по формуле (остатки на начало периода + остатки на конец периода)/2;
Другими словами, оборачиваемость показывает, сколько раз за выбранный период оборачивается материал. Рассчитаем оборачиваемость малины для кондитерского производства.
Исходные данные:
ТО = 133 тыс руб.
Ср.ТЗ = (154 тыс руб.+21 тыс руб.)/2= 87,5 тыс руб.
Подставляем данные в формулу для подсчета оборачиваемости товара:
О = 133 / 87,5 = 1.52
Соответственно, за выбранный период времени малина обернется на складе примерно полтора раза. Слишком низкая оборачиваемость материала может свидетельствовать о том, что на складе наблюдается переизбыток данного материала.
Онлайн-сервис Controlata автоматически подсчитывает оборачиваемость продуктов и материалов. Поэтому производителю не придется тратить на это время.
Если в процессе регистрации или настройки товарного учета в Controlata у вас возникли вопросы — задайте их разработчику. Для этого перейдите в чат в правом углу экрана и воспользуйтесь удобным способом связи.
