Отслеживание товарно-материальных запасов часто является наименее любимым словосочетанием владельца малого бизнеса. Оно печально известно как головная боль для многих компаний. Создание — вот что самое интересное! Математика, инвентаризации и бухгалтерия — это то, что все, как правило все откладывают на потом.
Год назад наш учредитель Максим боролся именно с этой проблемой. Он понимала важность отслеживания запасов, но хотел найти более эффективный способ сделать это. Впоследствии это привело его к созданию Controlata. Однако до этого открытия Максим узнал «много» о важности отслеживания запасов.
Мы побеседовали с Максимом о его лучших практиках и опыте отслеживания запасов, чтобы помочь вам оставаться организованными. А также снять с вас некоторую головную боль, связанную с ежемесячным аудитом запасов. Вот его советы:
Организация хранения
Самым важным навыком, которым вы можете обладать как владелец бизнеса, является организация. Важно иметь специальные места для хранения материалов и продукции. Когда я начинал, у меня была одна полка строго для материалов для свечей и еще одна — для хранения готовых изделий. По мере роста моего бизнеса эти полки стали занимать определенную часть комнаты и место под рабочими столами. Теперь они расположены по всему рабочему пространству, в тех местах, где мне, естественно, понадобятся эти материалы. Запасы (дополнительные материалы, обычно все еще в коробках) находятся в другой комнате.
По мере работы, я понял, что важно иметь систему, которая помогает отслеживать каждый мой шаг. Подсказка: это Controlata! Controlata помогает мне наглядно видеть, когда запасы подходят к концу, помогает не упустить ни одного грамма отдушки, или допустить, чтобы у меня закончились фитили. На данный момент это уже член команды!
Благодаря тому, что я привел в порядок учет запасов, я теперь знаю точно, когда запасы заканчиваются. Я лучше понимаю, как часто нужно заказывать расходные материалы. Я знаю точную себестоимость проданных товаров, до мелочей для каждого продукта. А если вы действительно хотите максимизировать свою прибыль, знание себестоимости крайне важно.
Прогноз запасов
Отслеживание товарных запасов — это больше, чем просто знание того, что у вас есть в наличии. Когда вы отслеживаете свои запасы, вы прогнозируете свой бизнес и обеспечиваете его бесперебойную работу без сбоев.
Прошлый предновогодний сезон был невероятным временем для моего первого года в бизнесе, но он также был худшим на сегодняшний день. Собственно, именно поэтому и была создана Controlata. Я не следил за своими запасами, и не успел я оглянуться, как то одно, то другое начало заканчиваться.
Я буквально распродал все свои запасы, но это было ужасное положение, в котором я оказался. Это значит, что я мог бы продать гораздо больше, если бы был лучше подготовлен. Я заказывал материалы в последнюю минуту, с огромными задержками с доставкой. Мне потребовалось еще больше времени, чтобы получить необходимые материалы. По сей день у меня остались запасы с того сезона из-за недозаказа и перезаказа в неподходящие периоды года.
К счастью, у меня отличная клиентская база, и все с пониманием отнеслись к этому процессу. Но это не значит, что так будет всегда. Лучше вообще избегать таких сбоев. Наличие четкого плана о том, сколько товара нужно продать в предстоящем месяце, и заказ соответствующего количества материалов для этого — это уже шаг вперед. Со временем у вас будет хорошее представление о том, нужно ли вам продолжать заказывать запасы этих материалов на основе данных об их использовании.
Попробуйте Controlata
Учет материалов для производства, расчет себестоимости, планирование производства и много другое.
Минимизация потерь
Полезной привычкой, которую необходимо привить, является анализ запасов. Я знаю, это звучит совсем не весело, но для растущего бизнеса очень важно понимать все, что происходит в вашей цепи поставок и продаж.
Выделите от 30 минут до часа каждые две недели и действительно просто сядьте и проанализируйте, что происходило за последние две недели, что происходило в этом месяце в прошлом году, а также в целом вашу историю и траекторию развития. В зависимости от того, на каком этапе бизнеса вы находитесь, вы можете начать видеть, как постепенно формируются закономерности, или заметить тенденции, которые уже были заданы в прошлых годах.
Обратите внимание на эти детали! Именно из этих данных вы узнаете, какие объемы материалов необходимо иметь в наличии. Это позволит минимизировать потери на поставках и максимизировать прибыль от продукции. Анализ этих данных также помогает установить цели в вашем бизнесе. Например, если в октябре прошлого года вы продали 86 свечей с корицей, почему бы в этом году не превзойти эту цель на 20%? Это означает, что вы поставите цель продать 103 свечи.
Если вы заметили в своих данных, что продукт X не продавался хорошо в прошлом году, то вы знаете, что не стоит создавать его в этом году, или создать минимальное количество этого продукта с целью его полной распродажи. Вы также заметите, какие продукты всегда продаются очень хорошо, и именно в них вам следует инвестировать. Это ваши бестселлеры, и они обязательно должны оставаться на складе!
Точность заказов
Поддержание правильного уровня запасов помогает также сохранить и увеличить удовлетворенность клиентов! Если вы не будете внимательны, кто-то может заказать товар, который у вас не готов к отправке, и это может поставить вас в неудобную ситуацию.
Вы можете прикладывать усилия, чтобы создавать продукты в сжатые сроки, а клиент может быть недоволен, потому что подарок был нужен ему еще раньше. Или, возможно, когда вы приступаете к изготовлению продукта, вы узнаете, что у вас недостаточно материалов для завершения процесса, и тогда возникает задержка между этим и заказом того, что необходимо для продолжения работы. Существует множество неприятных ситуаций, которые могут возникнуть из-за того, что вы не отслеживаете свои запасы должным образом.
Экономия времени
И наконец, чем больше вы будете в курсе всех дел, тем больше времени вы потратите на творчество и меньше — на наверстывание упущенного. Как уже упоминалось выше, при правильном отслеживании запасов не остается места для ошибок. Это означает, что вы можете эффективно работать над своим бизнесом, а не тушить пожары. Это вопрос можно закрыть один раз и навсегда, сделать это правильно и не беспокоиться, а не делать это все снова и снова!
С помощью Controlata и личного опыта Максима, мы надеемся, что сможем облегчить напряженную работу по отслеживанию запасов в вашем малом бизнесе. Расскажите нам ниже, что вы делаете для своего бизнеса, что помогает вам экономить время и быть организованным, когда дело доходит до ежемесячной инвентаризации! Напишите нам в комментариях ниже или свяжитесь с нами в нашей группе вконтакте!
