Управление товарно-материальными запасами является одной из основных составляющих ручного управления бизнесом. Чаще всего распространенные ошибки в управлении запасами обнаруживаются уже слишком поздно — это может быть проблематично, потому что инвентаризация влияет не только на отношения с клиентами и их обслуживание. Ошибки инвентаризации также оказывают прямое влияние на итоговые показатели вашего бизнеса. Управление запасами является важной частью управления цепочкой поставок.
Давайте обсудим 5 самых распространенных ошибок, которые стоят на пути успешного управления запасами, а также о том, как их избежать.
Полагаться на excel
В течение долгого времени excel был золотым стандартом, когда речь шла об эффективном управлении запасами. Электронные таблицы были надежными, гибкими и могли использоваться практически в любом виде бизнеса. Сегодня, благодаря современным технологиям, электронные таблицы уступили место программному обеспечению для управления запасами. Они более надежны, гибки и специально разработаны для этой работы.
Если вы все еще полагаетесь на excel, вы отстаете. Не говоря уже о том, что вы теряете драгоценное время, которое есть у вас как у владельца малого бизнеса. Поскольку электронные таблицы — это ручная работа, а системы отслеживания запасов в основном автоматизированы. Например, наша система отслеживания инвентаризации для малого бизнеса Controlata. Если вы все еще используете excel или другие методы ручного ввода для отслеживания инвентаризации, то вы жертвуете временем, деньгами и эффективностью. Кроме того, это ошибка, которая может привести к другим большим ошибкам для вашего бизнеса ручной работы. Если вы откажетесь от использования автоматизированных функций управления запасами, вы увидите больше ошибок в данных инвентаризации. Больше, чем у тех, кто использует систему управления запасами. Исследования показали, что автоматизированное управление на 95% более точное и экономически эффективное для владельцев бизнеса.
Отсутствие стандартов эффективности управления запасами
Если у вас нет четких стандартов для отслеживания запасов, трудно понять, где у вас проблемы. Хорошо, когда вы можете определить, где у вас есть проблемы. Однако гораздо лучше знать идеальный стандарт, который вы хотите всегда поддерживать. Таким образом, у вас будут метрики для отслеживания. Кроме того, вы сможете улучшить организационные методы и повысить эффективность использования времени и энергии.
Автоматизированные системы отслеживания запасов для малого бизнеса призваны вернуть вам время и деньги. То ценное, что вы вложили в свой бизнес, оптимизировав его. Лучший способ избежать ошибок в ведении инвентаризации — иметь ключевые индикаторы. Эти показатели покажут, какие продукты не продаются. А также какие продукты просрочены, процент заполненности вашего склада, движение запасов и многое другое.
Сначала вам нужно определить ключевые показатели инвентаризации, которые важны для вашего малого бизнеса. Это облегчит вам отслеживание показателей. Эти показатели покажут вам, работает ли ваше управление запасами так, как вы хотели бы. Или есть что-то, что необходимо скорректировать.
Избыточный заказ и перепродажа товарных запасов
Перезаказ или перепродажа — одна из распространенных ошибок управления запасами. Если вы плохо контролируете управление запасами, это может происходить очень часто. Трудно точно определить количество товара, которое необходимо иметь на складе, когда ваш бизнес растет. Как владелец малого бизнеса, вы можете иметь склонность к избыточным заказам. Или перепродать продукцию, которой на самом деле нет на полках.
С другой стороны, у вас может быть товар, который плохо продавался, и вы его упустили из виду. Теперь в ваших запасах будет слишком много нетронутых и неподвижных единиц. Вы переборщили с заказом!
Вот разные сценарии и ошибки, которые проистекают из одной и той же основной проблемы — отсутствия планирования:
Кассовый разрыв
Кассовый разрыв — одна из главных причин неудач малого бизнеса. Нет причин оплачивать и хранить запасы, которые вам не понадобятся в ближайшем будущем. Чем меньше товаров вам нужно хранить на складе, тем больше у вас будет средств для инвестиций в другие сферы вашего бизнеса. Например, в маркетинг.
Нерациональное использование складских помещений
Экономьте место на складе для товаров и материалов, которые вам действительно нужны. Все неиспользуемое или снятое с производства в вашем инвентаре будет только загромождать пространство.
Предметы, которые портятся или срок годности которых истек
Попробуйте Controlata
Учет материалов для производства, расчет себестоимости, планирование производства и много другое.
Избыточное количество предметов, которые не вечны, — это большая трата места. Кроме того, это пустая трата денег. Если материалы и принадлежности, которые вы используете, имеют срок годности, вам необходимо продать их до истечения срока годности. Если вы заметили продолжение этой проблемы в вашем бизнесе ручной работы, то необходимо провести оценку. Начните с того, где вы ошиблись в управлении запасами.
Потраченное впустую время
Все то время, которое вы тратите на заказ, получение и складирование продукции и материалов, можно потратить с большей пользой. Это время можно использовать для выполнения буквально любых других задач вашего малого бизнеса. Нет ничего хуже, чем осознавать, что вы потратили впустую время, которое могло бы стать для вас важным производством или временем отдыха.
При планировании закупок обязательно учитывайте следующие моменты:
История продаж
Укажите количество продаж и время, затраченное на них. Это позволит вам успешно управлять запасами. Эта информация также может быть использована для оценки покрытия запасов. Охват запасов — это количество времени, в течение которого вы можете продолжать продавать товары, основываясь на истории продаж и количестве запасов, которыми вы располагаете в настоящее время.
Время поставки
Это время, которое проходит с момента размещения клиентом заказа до момента его доставки. Благодаря точному использованию системы отслеживания запасов, такой как Controlata, вы можете видеть, как изменяются ваши запасы в тот момент, когда что-то продается. Таким образом, теперь вы можете сократить время ожидания клиентов между заказом и получением продукции.
Минимальное количество заказа (MOQ)
Вы должны знать минимальное количество товаров, которое вы можете заказать у поставщика. Это повлияет на то, как быстро вы сможете получить дополнительные материалы для изготовления ваших изделий ручной работы. Таким образом, это повлияет на время производства и завершения работы.
Стоимость хранения запасов
Это общие расходы, связанные с хранением непроданных товаров. Это очень важно знать при оценке того, где вы теряете деньги в своем малом бизнесе. Кроме того, как определить, какие товары занимают много места на вашем складе.
Решение этой ошибки очень простое. Начните использовать автоматизированную систему, такую как Controlata. Вы получите четкое представление обо всех обновлениях инвентаризации. Вы сможете отслеживать заказы на поставку и получать предупреждения об уровне запасов. Одновременно с этим вы сможете определять свои самые продаваемые товары. Controlata поможет вам заказывать то, что вам нужно, когда это действительно необходимо. Таким образом, вам не придется перерасходовать средства и делать лишние заказы. Скорее, вы будете знать, что нужно заказывать, когда наступит подходящее время. Кроме того, вы избежите траты ценных финансов для вашего малого бизнеса.
Нарушения в управлении запасами
Как владельцу бизнеса ручной работы, вам необходимо регулярно отчитываться за свои запасы. Важно тщательно отслеживать движение вашей продукции и сырья. Вполне вероятно, что у вас уже есть некоторые процедуры, которым вы следуете для этого. Иногда мы можем быть заняты производством вашей продукции, отправкой заказов или созданием контента для социальных сетей. Это может привести к тому, что вы можете упустить из виду регулярное управление запасами.
Как только это произойдет, вы начнете замечать нарушения в инвентаризации и других внутренних аспектах вашего бизнеса. Часто это делается только тогда, когда ситуация безвыходная и вы чувствуете бешеную срочность.
Полезный совет, как избежать этой ошибки, — чаще проводить проверки и балансировки, чтобы все было в порядке. Создайте стратегию, которая будет работать для вашего бизнеса, чтобы иметь протокол управления запасами.
Не проводить периодические инвентаризации
Инвентаризации — это не очень весело. Однако они совершенно необходимы. Многие малые предприятия даже не представляют, насколько непродуктивны и убыточны многие из-за того, что не проводят инвентаризации. Регулярные инвентаризации помогут вам быть уверенными в том, что все идет как надо и ничего не пропадает.
Инвентаризация также предоставляет хорошую возможность увидеть, что работает, а что нет. Такие аудиты выявляют слабые места малого бизнеса. Те места, из-за которых ваш бизнес ежедневно теряет время и деньги. Иногда мы сосредотачиваемся на процессах, которые не приносят положительного эффекта нашему бизнесу. Мы делаем это вместо того, чтобы сосредоточиться на тех вещах, которые могут помочь нам быть на шаг впереди.
Выделив время для проведения периодических инвентаризаций, вы можете узнать много вещей о том, как работает ваш бизнес. Или вы можете узнать то, что действительно хотите изменить. Аудит запасов поможет вам следить за уровнем запасов и движением продукции и производства.
Совет: Controlata — одна из единственных программ инвентаризации для бизнеса ручной работы, которая отслеживает не только движение готовой продукции, но и количество материалов, необходимых для ее создания. Регулярное проведение аудита в вашем бизнесе также поможет выявить проблемы с запасами и разработать решения для них. Мы рекомендуем проводить аудиты каждый квартал года. Вы можете легко использовать функцию аудита, которой обладает Controlata, чтобы с легкостью выполнить эту задачу. С помощью Controlata вы сможете увидеть все, что должно быть у вас на складе. Кроме того, вы сможете исправить любые возникающие ошибки.
С чего начать инвентаризацию
Управление запасами — это активный процесс. Устранение ошибок в управлении запасами повышает ценность компании за счет оптимизации управления складом и повышения точности выполнения заказов клиентов. Существуют системы, которые могут помочь вам автоматизировать этот процесс. Это позволит вернуть вам драгоценное время и повысить эффективность вашего бизнеса.
Ваш малый бизнес будет меняться с течением времени, и технологии тоже. Трудно быть на 100% удовлетворенным чем-то, когда все развивается снова и снова. Однако, если вы будете считать, что это большой эксперимент, то вы с гораздо большей вероятностью сможете адаптироваться. Новая адаптация будет благоприятствовать шансам вашего бизнеса на долгосрочное выживание. По крайней мере, у вас будет меньше головной боли, связанной с управлением запасами.
Вы можете легко начать автоматизировать инвентаризацию и оптимизировать свой бизнес сегодня бесплатно с помощью Controlata. Миссия компании Controlata заключается в упрощении и оптимизации бизнес-операций для производителей и изготовителей. Потому что инвентаризация не должна быть сложной. Мы разработали Controlata максимально удобной для пользователя. Не жертвуя мощными функциями, вы можете исправить распространенные ошибки управления запасами.
Основные функции Controlata для автоматизации инвентаризации
Материалы и продукты
Инвентаризация — это больше, чем просто продукты, которые вы продаете. Отслеживайте материалы, а также готовую продукцию с помощью Controlata.
Автоматический расчет
Controlata особенно удобна благодаря связи между продуктами и материалами. Когда вы производите продукцию, использованные материалы будут автоматически вычитаться.
Простой аудит
Наша встроенная функция инвентаризации запасов позволяет вам легко отслеживать любые неправильно подсчитанные уровни запасов.
Отчеты по инвентаризации
Создатели Controlata — сами владельцы бизнеса ручной работы. Мы понимаем, как важно знать ежедневные инвентарные запасы и многое другое!
Как вы можете видеть, преимущества, которые дает система управления запасами, весьма значительны. Вы снижаете вероятность ошибки, автоматизируете процессы, улучшаете планирование с помощью прогнозирования, отслеживаете уровни, повышаете удовлетворенность и лояльность клиентов. Производите ли вы мыло, сумки, свечи или даже сальсу — Controlata является ответом на все ваши потребности в управлении запасами для малого бизнеса.
Управление запасами имеет значение, и теперь, когда вы понимаете, почему, начните с малого. Перечислите болевые точки и слабые места в этом процессе. Задокументируйте ошибки и начните совершенствоваться, устраняя распространенные ошибки управления запасами. Позвольте вашему бизнесу расти так, как вы хотите, с помощью Controlata.
